En toda organización comercial sin importar el giro, tamaño o fin económico, se enfrentan grandes retos económicos y financieros que abren importantes desafíos de administración en estrategias y tácticas para garantizar la sostenibilidad del negocio, ante una alta volatilidad de las tasas de cambio que hoy nos toca enfrentar. El bajo crecimiento en precios de venta muchas veces nos hace olvidar la atención de las áreas administrativas, y perdemos el registro de la generación de ingresos a través del desarrollo de nuevos productos.
Una de esas estrategias debe ser la del control e identificación minuciosa de gastos en la empresa. Tarea importante para mantener un seguimiento de los ingresos y gastos, no solo para efectos impositivos, sino también para llevar un orden y funcionamiento adecuado. Por esa razón, tener un control de gastos es fundamental para el correcto funcionamiento de tu negocio.
Comenzaremos aclarando los términos fundamentales. En primer lugar, están los ingresos, que son el dinero obtenido por la venta del producto o servicio. El gasto, por su parte, es el capital que la empresa gasta en insumos, arriendo, sueldos, cuentas o cualquier elemento o actividad que permita el desarrollo o explotación de toda la empresa. Y en ese orden, no podemos olvidar que no todos los gastos son fijos, ya que continuamente pueden mutar dependiendo del avance o retroceso que pueda tener tu empresa.
Resulta vital, entonces, tener la capacidad de analizar los gastos de manera ordenada y detallada. Entenderlos y controlarlos de una manera eficiente el método para tener una empresa bien gestionada y sin problemas de financiamiento diario, mensual y anual. Pues un eficiente proceso de gestión de costos y gastos no se debe sustentar exclusivamente en la reducción de los mismos, por el contrario, éstos deben estar alineados permanentemente con los objetivos y programas de desarrollo de negocios de la empresa.
Los gastos se clasifican de acuerdo a su función, identificación, por sus resultados, variabilidad o bien momento en que se determinan. En definitiva, se trata de los egresos que se producen del patrimonio de una empresa o bien de un particular, y que se traducen en egresos por cuanto consisten en la salida de parte de los ingresos. Ejemplo, toda la tela, hilo, botones, electricidad, mano de obra y repuestos necesarios para producir una prenda de vestir, que posteriormente se venderá.
Los gastos siempre inmiscuyen una especie de disminución en la totalidad de bienes que una persona posea, y los cuales obedecen a un determinado fin. Esta es la principal característica que diferencia a los gastos de las perdidas, puesto que estas últimas se corresponden con la inversión de parte del patrimonio de forma no prevista. Tal es el caso de una contingencia en el proceso de producción que impida la salida de un producto al comercio.
Clasificación de gastos según su finalidad:
Costos: Se define como cualquier desembolso que se reintegra en su totalidad como un activo y se convierte en un gasto cuando rinde sus beneficios en el futuro. Por lo tanto, una cuenta de costos es una cuenta de activo.
Generalmente está asociada unidades o áreas de costos y se dividen en las materias primas, mano de obra directa, y costos indirectos. Por ejemplo, en las empresas comercializadores, el costo se refiere al costo total de adquisición del producto a vender.
Gasto: El gasto se define como un desembolso que se consume corrientemente, o como un costo que ha rendido su beneficio. Para fines de contabilidad generalmente están asociados a la administración, ventas, impuestos, entre otros. Podemos entender estos términos con un ejemplo: En una manufactura de productos, autos eléctricos, la remuneración de los operarios que ensamblan los autos es un costo.
Por otro lado, las personas que trabajan en la fábrica como los administrativos, también contribuyen sin duda a la comercialización de los autos eléctricos. Sin embargo, en este caso, sus remuneraciones son gastos ya que no se identifican directamente en la fabricación de este producto ni tampoco se puede realmente cuantificar cuánta cantidad incide en la comercialización de los autos.
Clasificación según su naturaleza:
Gastos fijos: son aquellos que mes a mes se mantienen constantes en su monto total, independientemente de las fluctuaciones en volumen de ventas y producción. Como, por ejemplo: los arriendos, salarios, imposiciones, seguros y depreciación en línea recta, entre otros.
Gastos variables: son aquellos que cambian en su monto total directamente con loas fluctuaciones en la producción o volumen del trabajo realizado. Ejemplos pueden ser: materias primas, mano de obra, consumo energético, folletería, gastos comunes, entre otros.
Gastos Semivariables: no son fijos ni variables por que poseen las características de ambos. Al cambiar la producción, los gastos semivariables cambian en la misma dirección, pero no en la proporción a la fluctuación de la producción.
Clasificación por áreas de responsabilidad o centros de costos:
Para lograr una mejor asignación de costos y gastos se hace necesario que la gestión se ejerza con responsabilidades asignadas a cada área o centro de trabajo, con un control independiente como mínimo para las áreas de producción, ventas, mercadeo, logística, administrativa y financiera.